El Instituto Distrital de las Artes - Idartes, a través de la Línea de Pueblos Étnicos genera la Invitación focalizada Idartes 2025 - Raíces Creativas: potenciando las artes de las comunidades étnicas como una iniciativa que responde al compromiso de la ciudad con la inclusión y el reconocimiento de la diversidad cultural. Esta apuesta se origina en el marco de los documentos CONPES D.C. Números 37, 38, 39 y 40, los cuales establecen directrices claras para la promoción y el apoyo de las expresiones artísticas y culturales de los pueblos y comunidades étnicas.
El motivo principal de esta invitación focalizada es la de apoyar la difusión de expresiones artísticas y culturales que participan en eventos de interés de las comunidades étnicas afrocolombianas, raizales, palenqueras, indígenas y del pueblo Rrom.
Asimismo, la participación de artistas y/o creadores se debe garantizar en todas las fases de la iniciativa, asegurando que el desarrollo de la invitación focalizada se realice desde una perspectiva étnica y artística.
Los agentes culturales que participen en las diversas etapas no podrán formar parte de la iniciativa si, a la fecha de apertura o durante su ejecución, son contratistas con roles de profesionales o referentes étnicos en cualquier sector nacional o distrital. Esta verificación se realizará a través de la plataforma SECOP.
Como parte de la documentación técnica solicitada se encuentra el "Formato de Presentación de la Iniciativa Idartes 2026 - Raíces Creativas: potenciando las artes de las comunidades étnicas”. Este formato es una herramienta técnica de planeación que busca garantizar que lo proyectado corresponda con lo ejecutado.
Su propósito es apoyar la participación de agrupaciones artísticas en eventos de interés para comunidades afrocolombianas, raizales, palenqueras, indígenas y del pueblo Rrom. El documento incluye instrucciones de diligenciamiento, información general de la iniciativa, datos de activación artística, iniciativa repertorial, plano de escenario y material promocional, asegurando transparencia, claridad logística y fortalecimiento cultural en todas las fases del proceso.
Agrupación:
Agrupación conformada por dos (2) o más personas mayores de 18 años, residentes o domiciliadas exclusivamente en Bogotá D.C., que pertenezcan a comunidad étnica y desarrollen procesos culturales o artísticos con domicilio en esta ciudad.
La agrupación debe contar con una persona que asuma el rol y las responsabilidades de representante de la agrupación.
1. Proceso de Verificación
Presentación de la iniciativa:
Los interesados deben inscribir su iniciativa artística mediante una presentación única y formal en la plataforma de Invitaciones Culturales: www.invitaciones.srcd.gov.co. Esta plataforma ha sido diseñada para ser intuitiva y accesible, asegurando que el proceso de inscripción sea sencillo y que cada iniciativa reciba la atención que merece.
2. Verificación del cumplimiento de requisitos:
La entidad revisará la documentación administrativa y técnica solicitada, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
Integridad de los documentos: Se comprobará que todos los documentos requeridos hayan sido presentados completa y correctamente.
Cumplimiento de criterios de elegibilidad: Los criterios de elegibilidad para participar en la invitación focalizada se dividen en el cumplimiento del perfil exigido, la correcta presentación de la iniciativa y no estar incurso en restricciones de participación.
Perfil de los participantes: La invitación focalizada exige que los participantes sean una agrupación conformada por dos o más personas naturales, mayores de 18 años. Además, es requisito indispensable que residan o estén domiciliadas exclusivamente en Bogotá D.C., pertenezcan a una comunidad étnica y desarrollen procesos culturales o artísticos con domicilio en la ciudad.
Concordancia y requisitos documentales
Concordancia de la iniciativa: Se verificará que la iniciativa se ajuste a los objetivos y lineamientos específicos de la invitación focalizada.
Integridad de los documentos: Se verificará que todos los documentos sean presentados completa y correctamente. Esto incluye el "Formato para la presentación de la iniciativa" diligenciado en su totalidad sin modificaciones, el presupuesto detallado usando la guía y formato correspondiente, el Registro Único Tributario (RUT) y la copia del documento de identidad del representante de la agrupación y de la totalidad de los integrantes de la misma.
El comité de verificación revisará la documentación presentada y, si lo considera necesario, emitirá observaciones y recomendaciones consignadas en el Acta de Verificación y Recomendación. Estas deberán ser acogidas por los participantes durante la ejecución de la iniciativa.
El comité responsable de llevar a cabo la verificación de la documentación técnica y administrativa y en caso de ser necesario, realizar las observaciones y recomendaciones a mejoras o ajustes en documentos de la iniciativa como presupuestos o cronogramas a fin de que las iniciativas recomendadas tengan una mejor ejecución en el marco de la invitación focalizada, estará integrado por dos (2) contratistas del Idartes, integrantes de la Línea de Pueblos Étnicos y de la Subdirección de las Artes. Su participación será de carácter Ad honorem.
Publicación de resultados:
El Acta y la Resolución de iniciativas seleccionadas se publicará en el micrositio de esta invitación.
Nota: Aunque la Entidad enviará un correo electrónico de notificación a los seleccionados, es responsabilidad exclusiva del participante consultar la Plataforma de Invitaciones Culturales para enterarse de los resultados y el estado del proceso en todas sus etapas.
Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación.
Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.
Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de convocatoria, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.
Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la convocatoria, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la convocatoria, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.
Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar convocatorias, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2024 o 2025.
Miembros del comité de verificación: No podrán participar quienes sean miembros del comité de verificación o mentores, ni sus cónyuges, compañeros(as) permanentes o familiares hasta segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primer grado civil.
A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
Para garantizar una experiencia óptima, se recomienda tener en cuenta las siguientes condiciones técnicas:
1. Tamaño máximo de archivos:
Los documentos o archivos que se carguen a través del sistema no deben superar los 40 MB (megabytes) en total.
2. Navegadores recomendados:
Para asegurar la correcta visualización y funcionalidad del sitio, utilice versiones actualizadas de los siguientes navegadores:
3. Conexión a internet:
Se recomienda contar con una conexión a internet estable y de banda ancha, preferiblemente superior a 10 Mbps, para evitar interrupciones durante el registro, carga de documentos o envío de formularios.
4. Sistema operativo:
El portal es compatible con los sistemas operativos más utilizados actualmente, tales como:
5. Consideraciones adicionales:
Responder oportunamente al correo electrónico de notificación de ganadores: El Idartes enviará un correo electrónico de notificación dentro de los 5 días hábiles posteriores a la publicación del acto administrativo (Art. 61, Ley 4 de 1913), al correo suministrado por el ganador, quien tendrá diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha y hora de recibo del correo, para dar su respuesta al correo electrónico: grupos.etnicos@idartes.gov.co, manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos diez (10) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización de este, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, entenderemos que el ganador renuncia el incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.
Con la aceptación de los incentivos, los ganadores deben hacer envío al correo grupos.etnicos@idartes.gov.co, de los siguientes documentos:
Certificado bancario del representante del agrupación, no mayor a un (1) mes de expedición, emitido por una entidad bancaria tradicional: Debe incluir el número de cuenta, sucursal, tipo de cuenta y estado ACTIVO de la cuenta.
*No se aceptan cuentas bancarias virtuales como Nequi, Daviplata o Ahorro a la mano.
Cédula de Ciudadanía del representante de la agrupación.
Póliza de cumplimiento de disposiciones legales constituida a favor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes (NIT: 900.413.030-9) en una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La póliza debe amparar el riesgo por el cien por ciento (100%) del valor total del incentivo, con una vigencia igual a la fecha límite de ejecución de este y cuatro (4) meses más.
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual si en su iniciativa se desarrollan actividades en eventos sociales, ferias, exposiciones, instalaciones sociales y deportivas entre otras, el beneficiario deberá constituir esta póliza, por el valor correspondiente a doscientos (200) salarios mínimos legales vigentes y por el término de vigencia de la iniciativa a favor del Idartes.
La iniciativa seleccionada deberá acoger, en el momento oportuno, las recomendaciones técnicas formuladas por el comité de verificación y recomendación del Idartes, así como cumplir con las condiciones establecidas en el cronograma, la descripción, los requisitos específicos de la invitación, las restricciones de participación, los compromisos de la entidad y las consecuencias previstas en caso de incumplimiento. En caso de requerirse, deberá entregar dentro del plazo estipulado el plan de mejora correspondiente. Este proceso quedará registrado en un acta que dará constancia de la atención a la solicitud realizada por el Idartes.
El o los responsables de la iniciativa seleccionada deberá asistir de manera puntual a todas las reuniones convocadas por el Idartes, ya sean presenciales o virtuales, así como a las visitas y demás encuentros programados por el equipo de supervisión.
En caso de que la iniciativa contemple actividades, eventos o intervenciones en el espacio público, la propuesta seleccionada deberá gestionar los permisos y autorizaciones correspondientes, conforme a lo establecido en el Decreto 315 de 2024 o en la normativa aplicable. Este trámite deberá adelantarse ante las autoridades competentes, respetando los lineamientos fijados por el Distrito y garantizando el cumplimiento de las condiciones estipuladas.
Las condiciones incluyen:
Obtención previa de permisos.
Respeto por el entorno mediante la adecuada gestión de residuos según su clasificación.
Preservación del mobiliario urbano.
Manejo responsable del sonido, evitando superar los decibeles permitidos por la normativa distrital.
Uso del espacio público dentro de los horarios autorizados, ajustándose estrictamente a los tiempos aprobados.
Asimismo, se prohíbe:
La instalación de estructuras ancladas al suelo que alteren de manera permanente el espacio público.
La realización de ventas no autorizadas o comercio informal en zonas restringidas.
Cualquier uso que contravenga la destinación del espacio público, incluyendo el consumo de bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas.
El uso de pólvora y juegos pirotécnicos que puedan poner en riesgo la seguridad de los asistentes o afectar el entorno.
La utilización de animales en prácticas que impliquen maltrato, incluso cuando se alegue justificación cultural.
La iniciativa seleccionada deberá incluir, conforme al manual de uso, los logos del Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones y demás materiales relacionados, previa aprobación del equipo responsable de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes.
Asimismo, la iniciativa seleccionada se compromete a garantizar el manejo adecuado de la imagen institucional y la reputación del Idartes, siguiendo las orientaciones de la Oficina Asesora de Comunicación y bajo el acompañamiento del equipo de supervisión.
De igual manera, deberá suscribir los documentos que autoricen la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa y su uso con fines de divulgación, así como cualquier otro que el Idartes requiera para estos efectos.
La iniciativa seleccionada deberá mantener indemne al Idartes frente a cualquier reclamación relacionada con el contenido de las propuestas. Para tal fin, se solicita el envío del logo de la organización participante o, en caso de no contar con uno, la indicación expresa del nombre de la organización. Esta exigencia se fundamenta en que los recursos utilizados corresponden a fondos públicos, lo que obliga a garantizar transparencia y una adecuada visibilidad institucional.
La iniciativa seleccionada deberá asistir puntualmente a las sesiones de acompañamiento programadas por el mentor o la mentora asignada. Se aclara que la labor de los mentores no incluye la asesoría en la elaboración de informes o reportes de gestión, ni la gestión de solicitudes de equipamientos culturales que puedan requerirse para el desarrollo de la iniciativa.
La iniciativa seleccionada deberá entregar un informe integral final, el cual se diligenciará únicamente en la carpeta Drive con enlace asignado e informado por el Idartes. Este informe deberá incluir:
a. Informe de seguimiento
Diligenciar el formato correspondiente que permite a la supervisión contrastar lo planeado en el formulario de alistamiento con lo que realmente será ejecutado en cada fase y etapa. La supervisión verificará el cumplimiento de metas, actividades, cronograma, responsables y recursos planificados midiendo la gestión con indicadores de gestión.
b. Reporte de gastos
Presentar un informe acompañado de los soportes que evidencien la correcta utilización de los recursos otorgados por el Idartes.
Las cuentas de cobro deberán estar respaldadas con: Registro Único Tributario (RUT), comprobantes de egreso y documento de identidad.
c. Piezas comunicativas
Adjuntar fotografías y videos que documenten la realización de cada actividad del plan inicial.
Se requiere un mínimo de cinco (5) fotografías y un (1) video por actividad.
Incumplimientos
De conformidad con las condiciones específicas establecidas en esta Invitación Focalizada, el IDARTES actuará bajo el siguiente procedimiento en caso de evidenciarse un presunto incumplimiento de los compromisos adquiridos por el ganador:
Requerimiento de Explicaciones: La Entidad requerirá formalmente al participante para que brinde las explicaciones pertinentes frente a la situación detectada.
Debido Proceso: Si el participante no atiende los requerimientos, los compromisos acordados no se cumplen, o se evidencia un incumplimiento claro de los deberes o de los términos de la Invitación Focalizada, la Entidad adelantará el procedimiento administrativo correspondiente. Este proceso se regirá por lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, en compañía del garante y salvaguardando en todo momento el derecho a la defensa y al debido proceso del participante.
Declaratoria de incumplimiento: Si como resultado del proceso administrativo se comprueba el incumplimiento, éste se declarará mediante Acto Administrativo.
Consecuencias jurídicas: La declaratoria de incumplimiento podrá ocasionar una restricción de participación que le impedirá a la persona natural, a la agrupación y a sus integrantes, o a la persona jurídica, su representante legal y miembros de junta directiva a participar, por el término de los dos (2) años siguientes de la declaratoria, en las invitaciones culturales ofertadas por la Entidad y en los demás mecanismos de fomento del orden distrital de Bogotá D.C. Asimismo, la Entidad podrá requerir la devolución total o parcial de las sumas entregadas, si una vez hecho el desembolso del incentivo se advierte que el participante incumplió con alguno de los deberes o condiciones establecidas en la presente invitación.
La iniciativa seleccionada recibirá el incentivo económico correspondiente, distribuido en dos (2) desembolsos:
Primer desembolso (90%): Se entregará el noventa por ciento (90%) del valor total del incentivo, una vez notificada la resolución de seleccionados y previo cumplimiento de los requisitos establecidos en dicho acto administrativo.
Segundo desembolso (10%): El diez por ciento (10%) restante se otorgará tras el cumplimiento de todos los compromisos asumidos por el proponente y la presentación del informe final de actividades, junto con el reporte de gastos y sus respectivos soportes. Este desembolso estará sujeto a la certificación de cumplimiento emitida por IDARTES.
Nota: Los desembolsos se realizarán únicamente previa certificación de cumplimiento expedida por la entidad otorgante y estarán sujetos a la disponibilidad de recursos y a la programación de pagos definida en el Programa Anual de Caja (PAC). Al incentivo se le aplicarán las retenciones correspondientes según la normatividad tributaria vigente, las cuales deberán ser asumidas por el proponente seleccionado de acuerdo con su calidad tributaria.
Para el correcto desarrollo de la invitación y la garantía de los derechos de los participantes, el Instituto Distrital de las Artes – IDARTES se compromete a:
Garantizar el acompañamiento del equipo de apoyo institucional desde la Línea de Pueblos Étnicos, de la Subdirección de las Artes del Idartes.
Entregar los incentivos económicos a las personas seleccionadas, de acuerdo con las condiciones estipuladas por el Instituto Distrital de las Artes - Idartes, en la presente invitación focalizada.
Apoyar la difusión y divulgación dentro del ámbito de las funciones propias de la entidad y conforme a la disponibilidad de recursos con que cuente para tal efecto.
Verificación y Control: En caso de que la entidad evidencie en cualquier etapa de desarrollo del Laboratorio algún incumplimiento de alguno de los compromisos citados previamente y de los términos de la Invitación Cultural, el Idartes ejercerá la supervisión y aplicará las medidas correspondientes, entre las cuales se puede contemplar el retiro del incentivo económico garantizando siempre el debido proceso conforme a los mecanismos legales vigentes.