El Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, a través de la Cinemateca de Bogotá - Gerencia de Artes Audiovisuales, presenta la Invitación Cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm- 2026 Segundo Semestre. Esta Invitación Cultural tiene el objetivo de apoyar proyectos de preservación audiovisual autogestionados por la ciudadanía, como una estrategia de democratización de los recursos tecnológicos disponibles en la Cinemateca de Bogotá, para promover la recuperación y el acceso al patrimonio audiovisual de la ciudad.
Se convoca a personas naturales, agrupaciones o personas jurídicas que se encuentren adelantando proyectos de digitalización de colecciones u obras cinematográficas que no excedan los 60 minutos en formato 35mm y/o 16mm; con sonido óptico o sin sonido, para que desarrollen el proceso de escaneo fílmico de película cinematográfica con el acompañamiento técnico de la línea misional Archivo Vivo y Memoria en las instalaciones de la Cinemateca de Bogotá (Carrera 3 No. 19 - 10).
En esta Invitación Cultural, el jurado seleccionará una (1) iniciativa ganadora según los criterios de evaluación. Adicionalmente, se habilitará un cronograma de trabajo de máximo ocho (8) semanas, que defina los pasos a seguir según el estado de los materiales, lo cual incluye la revisión técnica, los procesos de alistamiento para captura y digitalización mediante film-scan, utilizando la tecnología disponible en la Cinemateca de Bogotá.
La persona, agrupación o persona jurídica seleccionada deberá acudir de manera presencial a las actividades específicas de la iniciativa con la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, en particular a los espacios de inspección física, alistamiento, film-scan, procesamiento digital, entre otros.
Será una causal de exclusión si se presentan dos (2) o más iniciativas por parte de los postulantes, ello incluye a las personas que integran agrupaciones o personas jurídicas.
Los participantes ganadores de la invitación Cultural deberán realizar una actividad de presentación del proyecto y de los procesos adelantados en el espacio coordinado y habilitado por la Gerencia de Artes Audiovisuales.
Verificación: El IDARTES verificará el cumplimiento de los requisitos de la invitación, y que la información, documentos, imágenes y enlaces presentados, permitan su acceso y lectura.
Publicación del listado de iniciativas habilitadas y no habilitadas: Se publicará en esta página, máximo 5 días hábiles después del cierre de la invitación. Posterior a la publicación de dicho listado, los participantes cuentan con un día hábil para enviar sus comentarios frente a los resultados de verificación. Si el participante considera que realizó correctamente el cargue a la plataforma de todos los documentos y cumplió a cabalidad con todos los requisitos contemplados en la Invitación Cultural a la cual aplicó, y evidencia alguna inconsistencia en el denominado “Listado de iniciativas habilitada y no habilitadas”, podrá enviar los comentarios pertinentes mediante los canales establecidos para ello.
Es importante tener en cuenta que en la presente Invitación Cultural NO se contempla la posibilidad de Subsanación de la documentación solicitada.
La documentación solicitada no podrá subsanarse, en ese sentido, si el participante no adjunta la documentación o no diligencia la información solicitada, no será habilitado.
Evaluación y selección: Se conformará un comité de selección de la iniciativa ganadora, conformado por miembros del equipo misional de la Gerencia de Artes Audiovisuales - Subdirección de las Artes del Idartes. El proceso de selección se realizará según la información consignada en la inscripción, y se seleccionará una (1) iniciativa de acuerdo al mayor puntaje de evaluación.
En caso de que alguno de los integrantes de la agrupación participante sea familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente, de alguno de los jurados del comité de evaluación, el mismo tendrá que declarar su conflicto de interés para la evaluación de dichas iniciativas.
Publicación de resultados: El Acta de iniciativas seleccionadas se publicará en el micrositio de esta invitación.
Nota: La iniciativa con el mayor puntaje será considerada como elegible en esta invitación.
El IDARTES aplicará el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por los postulados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos aquí establecidos. No obstante, en cualquier etapa del desarrollo de la presente invitación, se excluirán del proceso las iniciativas en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones y términos aquí establecidos. A continuación, se exponen las causales de exclusión en el proceso de la invitación cultural, cerciórese de no incurrir en alguna causal.
La iniciativa no cumple con las condiciones y especificaciones de la Invitación.
El participante no aportó la totalidad de la información solicitada, ni documentación obligatoria.
El material aportado no permite su lectura, visualización, reproducción o revisión completa del contenido.
La persona postulante, un integrante de la agrupación, el representante o miembro de la persona jurídica es contratista o funcionario del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.
El material cinematográfico presentado en la propuesta corresponde a archivos familiares o hace parte de la obra audiovisual (a nivel de dirección y/o producción) de contratistas o funcionarios del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.
Se presentaron dos o más iniciativas por parte de los postulantes, ello incluye a las personas que integran agrupaciones o personas jurídicas.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas del Instituto Distrital de las Artes, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
El participante forma parte del comité de evaluación, así como sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Al participante se le declaró, por acto administrativo debidamente ejecutado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de sus planes, programas o proyectos, durante los dos (2) años anteriores al cierre de la presente invitación, en alguna de las entidades del sector cultura, a saber: Secretaría de Cultura Recreación y Deporte, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Orquesta Filarmónica de Bogotá, Instituto Distrital de Recreación y Deporte e Instituto Distrital de las Artes.
Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación.
Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.
Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.
En el caso de invitaciones culturales ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la invitación cultural, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.
Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la invitación cultural, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas.
En el caso de invitaciones culturales ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la invitación cultural, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.
Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar invitaciones culturales, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2024 o 2026.
A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
Para garantizar una experiencia óptima, se recomienda tener en cuenta las siguientes condiciones técnicas:
1. Tamaño máximo de archivos:
Los documentos o archivos que se carguen a través del sistema no deben superar los 40 MB (megabytes) en total.
2. Navegadores recomendados:
Para asegurar la correcta visualización y funcionalidad del sitio, utilice versiones actualizadas de los siguientes navegadores:
3. Conexión a internet:
Se recomienda contar con una conexión a internet estable y de banda ancha, preferiblemente superior a 10 Mbps, para evitar interrupciones durante el registro, carga de documentos o envío de formularios.
4. Sistema operativo:
El portal es compatible con los sistemas operativos más utilizados actualmente, tales como:
5. Consideraciones adicionales:
Una vez se publiquen los resultados, la Gerencia de Artes Audiovisuales del IDARTES se pondrá en contacto con las personas seleccionadas, quienes deberán aceptar el incentivo en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles al correo: maia.figueroa@idartes.gov.co manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos cinco (05) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización del mismo, se entenderá que el ganador renuncia el incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.
2. Una vez aceptado el incentivo, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, los ganadores deben hacer envío de un documento de trabajo técnico que responda a las siguientes preguntas:
¿Requiere asesoramiento técnico para la manipulación física de los documentos/obras audiovisuales propuestos en el proyecto?
¿Cuenta con un plan de preservación digital? Indique si cuenta con un plan y desarrolle su estrategia de preservación lo más detalladamente posible.
¿Puede ceder derechos patrimoniales a terceros? Indique cuáles derechos pueden ser facilitados y bajo qué declaraciones o rights statements
¿Es posible poner la totalidad de los documentos/obras digitalizados (o una fracción) en acceso abierto (open-access) para libre circulación y uso?
Exponga en este punto información adicional que considere importante y que pueda poner en conocimiento de la Cinemateca de Bogotá-GAA relevante para el proceso que será adelantado.
Si no se entrega esta información dentro del plazo establecido, se habilitará el periodo de captura a la iniciativa suplente.
3. Dar los créditos a la Cinemateca de Bogotá y al IDARTES en todas las actividades, eventos, entrevistas y demás acciones de divulgación de la iniciativa ganadora y en las piezas comunicativas que se generen en torno a ella, según manual de uso y previa aprobación por parte de la Entidad.
4. En su calidad de titular de los derechos morales y patrimoniales de la iniciativa presentada, el participante autoriza al IDARTES, o a quien este designe, mediante una licencia de uso no exclusiva, los derechos de reproducción, transformación, comunicación pública, puesta a disposición y distribución de la obra, únicamente con fines de formación, circulación, divulgación, creación y preservación. Asimismo, autoriza de manera expresa a la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes la preservación a largo plazo de los archivos digitales generados, así como el uso, reproducción y comunicación pública de las obras con fines de consulta, catalogación y acceso a través del catálogo bibliográfico de la Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales BECMA y la Biblioteca Digital de la Cinemateca. Esta autorización se entenderá aceptada con el diligenciamiento del formulario de inscripción y la aceptación de los términos y condiciones de la invitación.
5. Mantener indemne, eximir y liberar de toda responsabilidad al IDARTES, en caso de violación a la normatividad vigente en materia de propiedad intelectual y de derechos de autor ante los titulares de estos que se puedan ver afectados, respondiendo por todas y cada una de las conductas en las que pueda incurrir, y salir al saneamiento frente a cualquier reclamación.
6. Incluir según manual de uso, los logos de la Cinemateca de Bogotá, el Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones, entre otros, relacionados con la iniciativa, previa aprobación del equipo a cargo de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes. Se debe contar con el visto bueno de la unidad de gestión encargada del seguimiento a la ejecución del incentivo y el Área de Comunicaciones del Instituto Distrital de las Artes – Idartes, sobre las piezas de divulgación que se realicen en el marco de la ejecución del incentivo. Así mismo, el ganador se compromete a garantizar la imagen reputacional del Idartes y el manejo adecuado y pertinente de la imagen de la Entidad, y suscribir los documentos que autorizan la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa ganadora y el uso de estas con fines de divulgación, así como los demás que para tales efectos requiera el Idartes. El ganador mantendrá indemne al Idartes ante cualquier reclamación sobre el contenido de las iniciativas
7. Hacerse responsable de cualquier daño o perjuicio ocasionado en los espacios donde se ejecuta la iniciativa, quienes incumplan con esta norma les será retirado el incentivo.
8. En caso de presentarse una situación de fuerza mayor o caso fortuito que impida la ejecución de la iniciativa por parte del ganador, en el espacio y horarios programados, la situación de fuerza mayor o caso fortuito, deberá ser comprobada y se requerirá al ganador presentar los respectivos soportes vía correo electrónico a la dirección de correo ricardo.cantor@idartes.gov.co en un término no superior a los siguientes tres (3) días de presentarse la eventualidad.
Nota: Se entiende por fuerza mayor o caso fortuito, un hecho irresistible e imprevisible, ajeno a la voluntad del participante, que impide la normal ejecución de la iniciativa ganadora.
9. Cumplir con la iniciativa presentada y que ha sido seleccionada por el comité de selección. Cualquier modificación a la misma durante la ejecución de la iniciativa deberá ser justificada mediante comunicación oficial enviada a la Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes la cual será sometida a evaluación por parte del equipo Misional de la Cinemateca de Bogotá y podrá ser aceptada o negada según sea el caso.
10. Cumplir con los requerimientos logísticos y de operaciones de la Cinemateca de Bogotá.
11. Acordar las fechas de realización de todas las actividades de la iniciativa con la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, dentro del periodo correspondiente a la Invitación. Estas fechas están sujetas a la disponibilidad según calendario de trabajo de la línea misional de Archivo Vivo y Memoria.
12. La persona, agrupación o persona jurídica seleccionada deberá acudir de manera presencial a las actividades específicas de la iniciativa con la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, en particular a los espacios de inspección física, alistamiento, film-scan, procesamiento digital, entre otros.
13. Ampliar la información o documentación relacionada con la iniciativa, si la Cinemateca de Bogotá lo requiere.
14. Contar con recursos económicos para la compra de elementos de conservación física de materiales fílmicos según sea requerido por la iniciativa de acuerdo a las recomendaciones realizadas por el equipo de la Cinemateca.
15. Contar con recursos económicos para la compra de elementos de almacenamiento digital según consideraciones técnicas resultado del análisis del proceso de captura. Un proyecto de 30 minutos requiere un promedio de 4TB de almacenamiento.
16. Realizar de manera presencial, una actividad de presentación de la iniciativa de preservación y procesos adelantados por medio de esta invitación pública en el espacio coordinado y habilitado por la Gerencia de Artes Audiovisuales. Actividad que deberá ser realizada en un periodo máximo de 6 meses una vez sea concluida la fase de digitalización.
17. Colocar en pantalla, el siguiente crédito: Proyecto seleccionado mediante Invitación cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm de la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes 2026.
Consideraciones adicionales:
En caso de que la Entidad evidencie en cualquier etapa de desarrollo de la Invitación Cultural algún incumplimiento de alguno de los compromisos citados previamente y de los términos de las condiciones de participación, el Idartes aplicará las medidas correspondientes, entre las cuales se puede contemplar el retiro del incentivo, de conformidad con los mecanismos legales pertinentes.
Desarrollar la actividad de captura/escaneo por medio de la Invitación cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm con el acompañamiento técnico especializado por parte de miembros del equipo de trabajo de la línea misional Archivo Vivo y Memoria de la Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, utilizando la tecnología disponible para la captura digital en la Cinemateca de Bogotá.
Contar con un espacio en la programación de la Cinemateca para socializar el proyecto de preservación y procesos realizados, espacio que será coordinado y habilitado por la Gerencia de Artes Audiovisuales.
1. Entregar los incentivos a la iniciativa seleccionada, de acuerdo con las condiciones estipuladas por el Instituto Distrital de las Artes - Idartes, en la presente Invitación Cultural.
2. Apoyar la difusión y divulgación de la iniciativa ganadora dentro del ámbito de las funciones propias de la entidad y conforme a la disponibilidad de recursos con que cuente para tal efecto.
3. Asegurar el acompañamiento misional en la ejecución de la iniciativa en todas sus etapas.
4. Organizar y disponer de los recursos humanos y técnicos necesarios para realizar de manera satisfactoria el proceso de escaneo fílmico con el acompañamiento técnico de la línea misional Archivo Vivo y Memoria de la Cinemateca.
5. Informar al ganador en los tiempos estipulados.
6. Informar a la iniciativa seleccionada sobre su elección dentro de los plazos establecidos y notificar cualquier cambio en el cronograma que resulte de razones internas de la Gerencia.
7. Notificar con anticipación al ganador cualquier novedad relacionada con el cronograma.