La Subdirección de Equipamientos Culturales del Instituto Distrital de las Artes - Idartes, a través de la presente invitación, tiene el propósito de fortalecer los procesos de circulación gestionados por artistas, agrupaciones, gestores culturales, productores, managers o representantes artísticos de la ciudad, tales como festivales, muestras o encuentros de artes escénicas, acogiendo por un día dichos eventos como parte de la programación de los escenarios de la entidad.
Los escenarios serán sede por un (1) día para el desarrollo de la programación del evento propuesto. Es decir, que si el festival, muestra o encuentro de artes escénicas tiene previsto varios días, su inauguración o cierre puede ser la fecha escogida para realizarse en los siguientes escenarios:
Teatro al Aire Libre La Media Torta
Escenarios Móviles (en locaciones al aire libre en espacio público).
Los participantes deberán indicar el mes de preferencia para la presentación de su propuesta. Cabe aclarar que la definición de las fechas se hará a discrecionalidad del comité evaluador y según la disponibilidad de los equipamientos. Se reservarán ocho (8) fechas en los Escenarios Móviles y ocho (8) fechas en el Teatro al Aire Libre la Media Torta, entre agosto de 2025 y el 31 de marzo de 2026. En caso de que, por motivos de fuerza mayor, la propuesta no pueda ser presentada en el lugar y la fecha asignada, el ganador deberá ponerse en contacto con la Entidad para reprogramar su presentación, de acuerdo con los espacios y horarios de circulación disponibles con los que cuente la Subdirección de Equipamientos del Idartes y que no podrán ser posteriores al 31 de marzo de 2026.
NOTA: Se entiende por fuerza mayor un hecho irresistible e imprevisible, ajeno a la voluntad del participante, que impide la normal ejecución de la propuesta ganadora.
Consideraciones:
La invitación está dirigida a eventos con mínimo tres (3) ediciones anteriores (presenciales).
Las iniciativas deberán contemplar al menos 4 horas de actividades artísticas.
La Subdirección de Equipamientos Culturales, aportará los escenarios con la capacidad instalada (equipos técnicos con los que cuenta el escenario y equipo humano), y recursos logísticos para el día asignado para el evento, de acuerdo con las características del escenario en el que se realice la actividad. Entre estos se encuentran, tales como recurso humano para salud, la alimentación e hidratación de las agrupaciones. Sin embargo, no asumirá ningún gasto adicional asociado a las propuestas seleccionadas: no se cubre insumo artístico, técnico y backline adicional.
Todas las actividades deben ser de acceso gratuito para el público, sin recaudación de taquilla o boletería.
Será responsabilidad del participante cualquier gestión de financiación, así como las obligaciones derivadas de acuerdos con terceros. La presencia de los mismos debe cumplir con la normativa y manual de comunicaciones de IDARTES. Las piezas comunicativas deberán ser aprobadas previamente por la entidad.
Persona natural:
Persona colombiana o extranjera, mayor de 18 años, residente o domiciliada en Bogotá D.C., con experiencia mínima en procesos de circulación artística de tres (3) años.
Agrupación:
Conformados por dos o más integrantes colombianas(os) o extranjeras(os), mayores de 18 años, residentes o domiciliadas en Bogotá D.C., con experiencia mínima en procesos de circulación artística de tres (3) años.
Estas personas deberán nombrar un representante principal, quien estará a cargo de la comunicación con el Idartes en nombre de las y los integrantes de la agrupación y de realizar todos los trámites requeridos durante el desarrollo de la invitación. A su vez, la agrupación nombrará un representante suplente para que, en casos de fuerza mayor comprobados, asuma las responsabilidades del principal.
Nota 1: No se permite la participación de Menores de Edad en la obra o propuesta.
Persona jurídica:
Persona jurídica domiciliada en Bogotá D.C., con experiencia mínima en procesos de circulación artística de tres (3) años. La inscripción debe realizarla el representante legal de acuerdo con el documento que reglamenta su órgano administrativo.
Verificación: El IDARTES verificará el cumplimiento de los requisitos de la invitación, y que la información, documentos, imágenes y enlaces presentados, permitan su acceso y lectura.
Publicación del listado de iniciativas habilitadas y no habilitadas: Se publicará en esta página, máximo 5 días hábiles después del cierre de la invitación. Posterior a la publicación de dicho listado, los participantes cuentan con un día hábil para enviar sus comentarios frente a los resultados de verificación. Si el participante considera que realizó correctamente el cargue a la plataforma de todos los documentos y cumplió a cabalidad con todos los requisitos contemplados en la invitación cultural a la cual aplicó, y evidencia alguna inconsistencia en el denominado “Listado de iniciativas habilitadas y no habilitadas”, podrá enviar los comentarios pertinentes mediante los canales establecidos para ello.
Es importante tener en cuenta que en la presente Invitación Cultural NO se contempla la posibilidad de Subsanación de la documentación solicitada.
Evaluación y selección: la Subdirección de Equipamientos Culturales del IDARTES conformará un comité interno de selección integrado por tres (3) personas contratistas de Idartes, encargado de realizar la valoración de las propuestas, partiendo de los criterios de evaluación establecidos. El proceso de selección quedará consignado en un acta. Si el comité de evaluación lo consideran pertinente, se definirá suplente para el caso de inhabilidades o renuncia por parte de alguno de los seleccionados.
Puntaje mínimo de selección: se tendrán en cuenta para ser declaradas como ganadoras las iniciativas que obtengan el puntaje igual o superior a 70 puntos, junto con el cumplimiento de los requisitos.
Nota: Obtener el puntaje mínimo no es garantía de ser seleccionado.
En caso de que alguno de los integrantes de la agrupación participante sea familiar hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente, de alguno de los jurados del comité de evaluación, el mismo tendrá que declarar su conflicto de interés para la evaluación de dichas iniciativas.
Publicación de resultados: Se publicará el acta con el listado de personas seleccionadas en el micrositio de esta invitación (parte superior). Igualmente, a todas las personas participantes se les enviará un correo desde la Subdirección de Equipamientos Culturales informándoles que el acta está disponible para su consulta.
El IDARTES aplicará el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por los postulados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos aquí establecidos. No obstante, en cualquier etapa del desarrollo de la presente invitación, se excluirán del proceso las iniciativas en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones y términos aquí establecidos. A continuación, se exponen las causales de exclusión en el proceso de la invitación cultural, cerciórese de no incurrir en alguna causal.
La iniciativa no cumple con las condiciones y especificaciones de la Invitación.
El participante no aportó la totalidad de los documentos y datos solicitados.
El material aportado no permite su lectura, visualización, reproducción o revisión completa del contenido.
La persona postulante, un integrante de la agrupación, el representante o miembro de la persona jurídica es contratista o funcionario del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.
El participante forma parte del comité de evaluación, así como sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Al participante se le declaró, por acto administrativo debidamente ejecutado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de sus planes, programas o proyectos, durante los dos (2) años anteriores al cierre de la presente invitación, en alguna de las entidades del sector cultura, a saber: Secretaría de Cultura Recreación y Deporte, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, Fundación Gilberto Álzate Avendaño, Orquesta Filarmónica de Bogotá, Instituto Distrital de Recreación y Deporte e Instituto Distrital de las Artes.
Las personas naturales, agrupaciones (incluidos sus integrantes) o personas jurídicas (incluidos sus integrantes) postularon más de un (1) evento en la presente invitación.
La propuesta que se presenta ha sido contratada en su integralidad por la Subdirección de Equipamientos Culturales del IDARTES o programada en alguno de sus escenarios durante el período comprendido entre enero de 2024 a la fecha de publicación de designación de ganadores de esta invitación.
Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación.
Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.
Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de convocatoria, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.
Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la convocatoria, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la convocatoria, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.
Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar convocatorias, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2022 o 2023.
A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
1. Responder oportunamente al correo electrónico de notificación de ganadores que enviará la Subdirección de Equipamientos Culturales dentro de los 5 días hábiles posteriores a la publicación, para dar su respuesta al correo electrónico: gerenciaescenarios@idartes.gov.co, manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos diez (10) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización del mismo, entenderemos que el ganador renuncia el incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.
2. Dar los créditos al IDARTES en todas las actividades, eventos, entrevistas y demás acciones de divulgación de la iniciativa ganadora y en las piezas comunicativas que se generen en torno a ella, según manual de uso y previa aprobación por parte de la Entidad.
3. En su calidad de titular de los derechos morales y patrimoniales de la iniciativa presentada, autorizar al IDARTES, o a quien éste designe, por medio de una licencia de uso, en la cual deberán ser licenciados los derechos de reproducción, transformación, comunicación pública, puesta a disposición y derecho de distribución de la obra. Dicha licencia es únicamente con fines promocionales de formación, circulación, divulgación, creación o mantenimiento de la memoria colectiva. Dicha autorización se entenderá aceptada con el diligenciamiento del formulario de inscripción y la aceptación de términos y condiciones.
4. Mantener indemne, eximir y liberar de toda responsabilidad al IDARTES, en caso de violación a la normatividad vigente en materia de propiedad intelectual y de derechos de autor ante los titulares de estos que se puedan ver afectados, respondiendo por todas y cada una de las conductas en las que pueda incurrir, y salir al saneamiento frente a cualquier reclamación.
5. Asumir un rol activo en la implementación de la estrategia de difusión de su presentación que se desarrolle de manera conjunta con los equipos de los escenarios.
6. Acoger los protocolos establecidos en los equipamientos para su uso, velando por el buen uso de los escenarios y recursos dispuestos para su presentación.
7. Asumir completamente la responsabilidad frente a cualquier necesidad de los artistas u otros participantes en el evento. La Subdirección de Equipamientos Culturales sólo se hará responsable de lo dispuesto en la invitación pública, y no generará ningún compromiso contractual con proveedores del evento seleccionado.
8. Entregar la información y documentación requerida para trámites administrativos de su participación, los cuales serán informados a aquellos proyectos seleccionados en una reunión entre la Subdirección de Equipamientos Culturales y el proyecto ganador con su representante.
9. Realizar el evento dentro de los tiempos establecidos para la ejecución de la presente invitación.
10. Entregar el lugar en las condiciones en las que se prestó:
Recibir los escenarios y sus implementos mediante inventario y responder por los daños causados durante las presentaciones en caso de que los hubiere.
Usar adecuadamente el escenario y en especial los elementos de escenografía, luces y sonido, de acuerdo con la naturaleza de cada uno de ellos, y responder por los daños que puedan causarse con ocasión del uso de cada equipamiento.
Custodiar los elementos de su propiedad o de terceros que utilicen en desarrollo del evento. No será responsabilidad del Instituto Distrital de las Artes la pérdida o deterioro de los mismos
11. Hacerse responsable de cualquier daño o perjuicio ocasionado en los espacios donde se ejecuta la iniciativa. Quienes incumplan con esta norma, les será retirado el incentivo económico.
12. En caso de presentarse una situación de fuerza mayor que impida la ejecución de la iniciativa por parte del ganador, en el espacio y horarios programados, la situación de fuerza mayor deberá ser comprobada y se requerirá al ganador presentar los respectivos soportes vía correo electrónico a la dirección de correo gerenciaescenarios@idartes.gov.co en un término no superior a los siguientes tres (3) días de presentarse la eventualidad.
Nota: Se entiende por fuerza mayor un hecho irresistible e imprevisible, ajeno a la voluntad del participante, que impide la normal ejecución de la iniciativa ganadora.
Realizar el evento como parte de la programación del escenario acordado. Las iniciativas seleccionadas serán contactados por la Subdirección de Equipamientos Culturales, para establecer las condiciones de circulación del evento.
Contar con la promoción en canales institucionales o aquellos que determine la entidad, para efectos de divulgación de las actividades de la Subdirección de Equipamientos Culturales.
Garantizar las condiciones técnicas y logísticas (rider técnico, el equipo humano, planta eléctrica, los recursos logísticos/operativos) a nivel de capacidad instalada de los equipamientos. (Se desglosa en ficha técnica y requerimientos escenarios en los Anexos de la presente invitación).
Acompañar la preproducción del evento, y así brindar herramientas para la organización y planificación del mismo.
Apoyar la difusión y divulgación de las iniciativas ganadoras dentro del ámbito de las funciones propias de la entidad y conforme a la disponibilidad de recursos con que cuente para tal efecto.
Incumplimientos
De acuerdo con lo dispuesto en las condiciones específicas de participación de la invitación cultural, la no ejecución de los compromisos de los seleccionados podría generar un presunto incumplimiento por parte del ganador, para lo cual la Entidad requerirá las explicaciones pertinentes y de no atender a los requerimientos o compromisos acordados, la Entidad adelantará el procedimiento correspondiente en el marco legal, garantizando el derecho a la defensa y al debido proceso. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, y el procedimiento determinado por la entidad para tal fin.
Adicionalmente, y como consecuencia del proceso legal que se adelante y de comprobarse el incumplimiento, éste se declarará mediante acto administrativo, conllevando a la restricción de no poder participar por el término de los dos (2) años siguientes en las invitaciones culturales adelantadas por el Instituto Distrital de las Artes.