Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación. 

Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas. 

• Servidores públicos o empleados(as) oficiales 

Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.

En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de convocatoria, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.

• Personas naturales contratistas

Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la convocatoria, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas. 

En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la convocatoria, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.

• Personas naturales con injerencia en el proceso

Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.

• Personas naturales con vínculo de parentesco

El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea  IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.

• Personas naturales que son jurados o mentores en la misma invitación 

Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).

• Personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones con declaración de incumplimiento

Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar convocatorias, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2022 o 2023.

• Otras restricciones 

A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.

Condiciones Técnicas Recomendadas para el sistema de Invitaciones Culturales

Para garantizar una experiencia óptima, se recomienda tener en cuenta las siguientes condiciones técnicas:

1. Tamaño máximo de archivos:
Los documentos o archivos que se carguen a través del sistema no deben superar los 40 MB (megabytes) en total.

2. Navegadores recomendados:
Para asegurar la correcta visualización y funcionalidad del sitio, utilice versiones actualizadas de los siguientes navegadores:

• Google Chrome (versión 100 o superior)
• Mozilla Firefox (versión 100 o superior)
• Microsoft Edge (versión 100 o superior)

3. Conexión a internet:
Se recomienda contar con una conexión a internet estable y de banda ancha, preferiblemente superior a 10 Mbps, para evitar interrupciones durante el registro, carga de documentos o envío de formularios.

4. Sistema operativo:
El portal es compatible con los sistemas operativos más utilizados actualmente, tales como:

• Windows 10 o superior
• macOS 11 (Big Sur) o superior
• Distribuciones Linux modernas (como Ubuntu 20.04 o superior)

5. Consideraciones adicionales:

• Asegúrese de tener habilitadas las ventanas emergentes (pop-ups) en su navegador, ya que algunas funciones pueden requerirlas.
• Mantenga su navegador y sistema operativo actualizados para evitar errores de compatibilidad o vulnerabilidades de seguridad.
• No utilice múltiples pestañas abiertas del mismo sitio simultáneamente para evitar errores en la carga de información.
• Se recomienda evitar el uso del portal desde dispositivos móviles o tabletas, ya que algunas funcionalidades están optimizadas para uso en computador de escritorio o portátil.

1. Responder oportunamente al correo electrónico de notificación de ganadores: El Idartes enviará un correo electrónico certificado de notificación dentro de los 5 días hábiles posteriores a la publicación del acto administrativo, al correo suministrado por el ganador, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, quien tendrá diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha y hora de recibo del correo, para dar su respuesta al correo electrónico: grupos.etnicos@idartes.gov.co, manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos diez (10) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización de éste, se entenderá que el ganador renunció al incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.
   Con la aceptación de los incentivos, los ganadores deben hacer envío al correo grupos.etnicos@idartes.gov.co, de los siguientes documentos: 
   1. Certificado bancario del Representante de la forma o expresión organizativa raizal desde la cual fue enviada la presente iniciativa, no mayor a un mes de expedición, emitida por una entidad bancaria tradicional: Debe incluir el número de cuenta, sucursal, tipo de cuenta y estado ACTIVO de la cuenta
      *No se aceptan cuentas bancarias virtuales como Nequi, Daviplata o Ahorro a la mano. 
      2. Cédula de Ciudadanía del representante de la agrupación.  
      3. Póliza de cumplimiento de disposiciones legales constituida a favor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes (NIT: 900.413.030-9) en una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La póliza debe amparar el riesgo por el cien por ciento (100%) del valor total del incentivo, con una vigencia igual a la fecha límite de ejecución de este y cuatro (4) meses más.
         Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual si en su iniciativa se desarrollan actividades en eventos sociales, ferias, exposiciones, instalaciones sociales y deportivas entre otras, el beneficiario deberá constituir esta póliza, por el valor correspondiente a doscientos (200) salarios mínimos legales vigentes y por el término de vigencia de la iniciativa a favor del Idartes.
2. La iniciativa seleccionada deberá acoger, en el momento oportuno, las recomendaciones técnicas formuladas por el comité de verificación y recomendación del Idartes, así como cumplir con las condiciones establecidas en el cronograma, la descripción, los requisitos específicos de la invitación, las restricciones de participación, los compromisos de la entidad y las consecuencias previstas en caso de incumplimiento. En caso de requerirse, deberá entregar dentro del plazo estipulado el plan de mejora correspondiente. Este proceso quedará registrado en un acta que dará constancia de la atención a la solicitud realizada por el Idartes.
3. El o los responsables de la iniciativa seleccionada deberá asistir de manera puntual a todas las reuniones convocadas por el Idartes, ya sean presenciales o virtuales, así como a las visitas y demás encuentros programados por el equipo de supervisión.
4. En caso de que la iniciativa contemple actividades, eventos o intervenciones en el espacio público, la propuesta seleccionada deberá gestionar los permisos y autorizaciones correspondientes, conforme a lo establecido en el Decreto 315 de 2024 o en la normativa aplicable. Este trámite deberá adelantarse ante las autoridades competentes, respetando los lineamientos fijados por el Distrito y garantizando el cumplimiento de las condiciones estipuladas.
   Las condiciones incluyen:
   1. Obtención previa de permisos.
   2. Respeto por el entorno mediante la adecuada gestión de residuos según su clasificación.
   3. Preservación del mobiliario urbano.
   4. Manejo responsable del sonido, evitando superar los decibeles permitidos por la normativa distrital.
   5. Uso del espacio público dentro de los horarios autorizados, ajustándose estrictamente a los tiempos aprobados.
      Asimismo, se prohíbe:
   6. La instalación de estructuras ancladas al suelo que alteren de manera permanente el espacio público.
   7. La realización de ventas no autorizadas o comercio informal en zonas restringidas.
   8. Cualquier uso que contravenga la destinación del espacio público, incluyendo el consumo de bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas.
   9. El uso de pólvora y juegos pirotécnicos que puedan poner en riesgo la seguridad de los asistentes o afectar el entorno.
   10. La utilización de animales en prácticas que impliquen maltrato, incluso cuando se alegue justificación cultural.
5. La iniciativa seleccionada deberá incluir, conforme al manual de uso, los logos del Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones y demás materiales relacionados, previa aprobación del equipo responsable de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes. 
   Asimismo, la iniciativa seleccionada se compromete a garantizar el manejo adecuado de la imagen institucional y la reputación del Idartes, siguiendo las orientaciones de la Oficina Asesora de Comunicación y bajo el acompañamiento del equipo de supervisión.De igual manera, deberá suscribir los documentos que autoricen la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa y su uso con fines de divulgación, así como cualquier otro que el Idartes requiera para estos efectos.
6. La iniciativa seleccionada deberá mantener indemne al Idartes frente a cualquier reclamación relacionada con el contenido de las propuestas. Para tal fin, se solicita el envío del logo de la organización participante o, en caso de no contar con uno, la indicación expresa del nombre de la organización. Esta exigencia se fundamenta en que los recursos utilizados corresponden a fondos públicos, lo que obliga a garantizar transparencia y una adecuada visibilidad institucional.
7. La iniciativa seleccionada deberá asistir puntualmente a las sesiones de acompañamiento programadas por el mentor o la mentora asignada. Se aclara que la labor de los mentores no incluye la asesoría en la elaboración de informes o reportes de gestión, ni la gestión de solicitudes de equipamientos culturales que puedan requerirse para el desarrollo de la iniciativa.
8. La iniciativa seleccionada deberá entregar un informe integral final, el cual se diligenciará únicamente en la carpeta Drive con enlace asignado e informado por el Idartes. Este informe deberá incluir:
   a. Informe de seguimientoDiligenciar el formato correspondiente que permite a la supervisión contrastar lo planeado en el formulario de alistamiento con lo que realmente será ejecutado en cada fase y etapa. La supervisión verificará el cumplimiento de metas, actividades de seguimiento, la ejecución se verificará el cumplimiento de metas, actividades, cronograma, responsables y recursos planificados midiendo la gestión con indicadores de gestión.
   b. Reporte de gastos
   - Presentar un informe acompañado de los soportes que evidencien la correcta utilización de los recursos otorgados por el Idartes.
   - Las cuentas de cobro deberán estar respaldadas con: Registro Único Tributario (RUT), comprobantes de egreso y documento de identidad.
   c. Piezas comunicativas
   - Adjuntar fotografías y videos que documenten la realización de cada actividad de la iniciativa presentadal.
   - Se requiere un mínimo de cinco (5) fotografías y un (1) video por actividad.
9. La iniciativa seleccionada deberá atender los requerimientos que la Entidad realice en virtud de procesos administrativos, o en actuaciones previas a estos, por presunto incumplimiento total o parcial que se llegaran a presentar durante la ejecución de la propuesta, de acuerdo con los señalado en la presente invitación y mantener actualizados sus canales electrónicos y físicos de notificación y envío de información, durante el proceso.
10. La iniciativa seleccionada deberá ejecutar de manera adecuada la propuesta ganadora, sin incurrir en situaciones de violencia física o verbal hacia otros ganadores, personas, instituciones vinculadas al proyecto o terceros, garantizando en todo momento que no haya una alteración al orden que pueda ser provocada o en la que participe la agrupación o cualquier persona que actúe en representación o que haga parte del equipo ejecutor de la propuesta.
    
    Nota: En caso de incumplimiento de este deber la Entidad podrá retirar al participante de las actividades propuestas y, posteriormente, mediante acto administrativo, retirar total o parcialmente el estímulo asignado, previa verificación del porcentaje real de ejecución. Lo anterior, sin perjuicio de las actuaciones administrativas a que haya lugar, dando cumplimiento a lo establecido en la presente invitación.
    
    Incumplimiento de compromisos y procedimiento aplicable:De conformidad con las condiciones específicas establecidas en esta Invitación Focalizada, el IDARTES actuará bajo el siguiente procedimiento en caso de evidenciarse un presunto incumplimiento de los compromisos adquiridos por el ganador:
    1. Requerimiento de Explicaciones: La Entidad requerirá formalmente al participante para que brinde las explicaciones pertinentes frente a la situación detectada.
        
    2. Debido Proceso: Si el participante no atiende los requerimientos, los compromisos acordados no se cumplen, o se evidencia un incumplimiento claro de los deberes o de los términos de la Invitación Focalizada, la Entidad adelantará el procedimiento administrativo correspondiente. Este proceso se regirá por lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, en compañía del garante y salvaguardando en todo momento el derecho a la defensa y al debido proceso del participante.
    3. Declaratoria de incumplimiento: Si como resultado del proceso administrativo se comprueba el incumplimiento, éste se declarará mediante Acto Administrativo.
    4. Consecuencias jurídicas: La declaratoria de incumplimiento podrá ocasionar conllevará una restricción de participación que le impedirá a la persona natural, a la agrupación y a sus integrantes, o a la persona jurídica, su representante legal y miembros de junta directiva al artista participar, por el término de los dos (2) años siguientes de la declaratoria, en las invitaciones culturales ofertadas por la Entidad adelantadas por la Subdirección de las Artes y en los demás mecanismos de fomento del orden distrital de Bogotá D.C. Asimismo, la Entidad podrá requerir la devolución total o parcial de las sumas entregadas, si una vez hecho el desembolso del incentivo estímulo se advierte que el participante incumplió con alguno de los deberes o condiciones establecidas en la presente invitación y declarar el siniestro de la póliza de cumplimiento de disposiciones legales.