Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación. 

Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.  

• Para facilitar la adecuada formulación de las iniciativas presentadas en la invitación focalizada, tenga en cuenta las siguientes condiciones: 
  • Restricción de participación de contratistas vinculados a los diferentes sectores de la nación, distrito o de las localidades: No podrán participar como parte del equipo ejecutante devengando recurso económico alguno, personas que, desde la fecha de apertura o durante cualquiera de etapas subsiguientes incluida la ejecución, adquieren o mantienen contratos vigentes con entidades del orden nacional, distrital o local en calidad de contratistas. Esta restricción busca garantizar la solicitud de la comunidad de ampliación de oportunidades, permitiendo que otros miembros de la comunidad, que no tienen vínculos contractuales con entidades públicas, puedan acceder a apoyos económicos y visibilización artística, además de garantizar la transparencia y equidad, prevención de conflictos de interés, fortalecimiento comunitario y legitimidad del proceso.

• Con el fin de asegurar el cumplimiento de los criterios establecidos, se realizará la verificación de ambas condiciones a través de la plataforma transaccional SECOP II y la información contenida en la página de Datos Abiertos, específicamente el conjunto de datos de los contratos celebrados mediante SECOP II, alimentado por la Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente.

  • Otras Restricciones Específicas:
    • Personas con injerencia en el proceso: No podrán participar quienes hayan intervenido en la asesoría, preparación o elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación; así como quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento, su mesa técnica o en los equipos de fomento de cualquier entidad involucrada.
    • Parentesco con servidores públicos: Quedan excluidas las personas con parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente, con servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades adscritas (IDARTES, IDPC, OFB, FUGA).
    • Miembros del comité Verificador: No podrán participar aquellas personas naturales designadas como miembros del comité de selección o mentores, ni sus cónyuges, compañeros(as) permanentes, ni sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados) o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, hijos adoptivos).
  • Antecedentes de Incumplimiento: No podrán participar personas naturales, jurídicas o agrupaciones a las que se les haya declarado incumplimiento, mediante acto administrativo ejecutoriado, por la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB, FUGA o cualquier entidad que haya ofertado convocatorias durante los años 2024 y 2025.

Condiciones Técnicas Recomendadas para el sistema de Invitaciones Culturales

Para garantizar una experiencia óptima, se recomienda tener en cuenta las siguientes condiciones técnicas:

1. Tamaño máximo de archivos:
Los documentos o archivos que se carguen a través del sistema no deben superar los 40 MB (megabytes) en total.

2. Navegadores recomendados:
Para asegurar la correcta visualización y funcionalidad del sitio, utilice versiones actualizadas de los siguientes navegadores:

• Google Chrome (versión 100 o superior)
• Mozilla Firefox (versión 100 o superior)
• Microsoft Edge (versión 100 o superior)

3. Conexión a internet:
Se recomienda contar con una conexión a internet estable y de banda ancha, preferiblemente superior a 10 Mbps, para evitar interrupciones durante el registro, carga de documentos o envío de formularios.

4. Sistema operativo:
El portal es compatible con los sistemas operativos más utilizados actualmente, tales como:

• Windows 10 o superior
• macOS 11 (Big Sur) o superior
• Distribuciones Linux modernas (como Ubuntu 20.04 o superior)

5. Consideraciones adicionales:

• Asegúrese de tener habilitadas las ventanas emergentes (pop-ups) en su navegador, ya que algunas funciones pueden requerirlas.
• Mantenga su navegador y sistema operativo actualizados para evitar errores de compatibilidad o vulnerabilidades de seguridad.
• No utilice múltiples pestañas abiertas del mismo sitio simultáneamente para evitar errores en la carga de información.
• Se recomienda evitar el uso del portal desde dispositivos móviles o tabletas, ya que algunas funcionalidades están optimizadas para uso en computador de escritorio o portátil.

1. Responder oportunamente al correo electrónico de notificación de los seleccionados: El Idartes enviará un correo electrónico de notificación dentro de los 5 días hábiles posteriores a la publicación del acto administrativo(Art. 61, Ley 4 de 1913), al correo suministrado por el participante focalizado, quien tendrá diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha y hora de recibo del correo, para dar su respuesta al correo electrónico: grupos.etnicos@idartes.gov.co,  manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos diez (10) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización del mismo, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, entenderemos que el seleccionado renuncia el incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.

Con la aceptación de los incentivos, los participantes de las iniciativas recomendadas deben hacer envío al correo grupos.etnicos@idartes.gov.co, de los siguientes documentos:

1. Certificado bancario del Representante de la forma o expresión organizativa raizal desde la cual fue enviada la presente invitación, no mayor a un mes de expedición, emitida por una entidad bancaria tradicional: Debe incluir el número de cuenta, sucursal, tipo de cuenta y estado ACTIVO de la cuenta. 

*No se aceptan cuentas bancarias virtuales como Nequi, Daviplata o Ahorro a la mano. 

2. Cédula de Ciudadanía del representante legal de la persona jurídica.  
3. Póliza de cumplimiento de disposiciones legales constituida a favor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes (NIT: 900.413.030-9) en una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La póliza debe amparar el riesgo por el cien por ciento (100%) del valor total del incentivo, con una vigencia igual a la fecha límite de ejecución de este y cuatro (4) meses más.
4. Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual: Sien su iniciativa se desarrollan actividades en eventos sociales, ferias, exposiciones, instalaciones sociales y deportivas entre otras, el beneficiario deberá constituir esta póliza, por el valor correspondiente a doscientos (200) salarios mínimos legales vigentes y por el término de vigencia de la iniciativa a favor del Idartes.

2. La iniciativa recomendada deberá acoger, en el momento oportuno, las observaciones técnicas formuladas por el comité Verificador del Idartes, así como cumplir con las condiciones establecidas en el cronograma, la descripción, los requisitos específicos de la invitación cultural focalizada, las restricciones de participación, los compromisos de la entidad y las consecuencias previstas en caso de incumplimiento. En caso de requerirse, deberá entregar dentro del plazo estipulado el plan de mejora correspondiente. Este proceso quedará registrado en un acta que dará constancia de la atención a la solicitud realizada por el Idartes.
3. El o los responsables de la iniciativa recomendada  deberá(n) asistir de manera puntual a todas las reuniones convocadas por el Idartes, ya sean presenciales o virtuales, así como a las visitas y demás encuentros programados por el equipo de seguimiento.
4. En caso de que para la ejecución de la iniciativa se contemplen actividades, eventos o intervenciones en el espacio público, la iniciativa recomendada  deberá gestionar los permisos y autorizaciones correspondientes, conforme a lo establecido en el Decreto 315 de 2024 o en la normativa aplicable. Este trámite deberá adelantarse ante las autoridades competentes, respetando los lineamientos fijados por el Distrito y garantizando el cumplimiento de las condiciones estipuladas.

Las condiciones incluyen:

1. Obtención previa de permisos.
2. Respeto por el entorno mediante la adecuada gestión de residuos según su clasificación.
3. Preservación del mobiliario urbano.
4. Manejo responsable del sonido, evitando superar los decibeles permitidos por la normativa distrital.
5. Uso del espacio público dentro de los horarios autorizados, ajustándose estrictamente a los tiempos aprobados.

Asimismo, se prohíbe:

6. La instalación de estructuras ancladas al suelo que alteren de manera permanente el espacio público.
7. La realización de ventas no autorizadas o comercio informal en zonas restringidas.
8. Cualquier uso que contravenga la destinación del espacio público, incluyendo el consumo de bebidas alcohólicas o sustancias alucinógenas. 
9. El uso de pólvora y juegos pirotécnicos que puedan poner en riesgo la seguridad de los asistentes o afectar el entorno.
10. La utilización de animales en prácticas que impliquen maltrato, incluso cuando se alegue justificación cultural.   5.La iniciativa seleccionada deberá incluir, conforme al manual de uso, los logos del Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones y demás materiales relacionados, previa aprobación del equipo responsable de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes. 

Asimismo, la iniciativa recomendada se compromete a garantizar el manejo adecuado de la imagen institucional y la reputación del Idartes, siguiendo las orientaciones de la Oficina Asesora de Comunicación y bajo el acompañamiento del equipo de seguimiento.

De igual manera, deberá suscribir los documentos que autoricen la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa y su uso con fines de divulgación, así como cualquier otro que el Idartes requiera para estos efectos.

6. La iniciativa recomendada  deberá mantener indemne al Idartes frente a cualquier reclamación relacionada con el contenido de las propuestas. Para tal fin, se solicita el envío del logo de la organización participante o, en caso de no contar con uno, la indicación expresa del nombre de la organización. Esta exigencia se fundamenta en que los recursos utilizados corresponden a fondos públicos, lo que obliga a garantizar transparencia y una adecuada visibilidad institucional.
7. La iniciativa recomendada  deberá asistir puntualmente a las sesiones de acompañamiento programadas por el mentor o la mentora asignada. Se aclara que la labor de los mentores no incluye la asesoría en la elaboración de informes o reportes de gestión, ni la gestión de solicitudes de equipamientos culturales que puedan requerirse para el desarrollo de la iniciativa.
8. La iniciativa recomendada  deberá entregar un informe integral final, el cual se diligenciará únicamente en la carpeta Drive con enlace asignado e informado por el Idartes. Este informe deberá incluir:

Informe de seguimiento

1. Diligenciar el formato correspondiente que permite al equipo de seguimiento contrastar lo planeado en el formulario de alistamiento con lo que realmente será ejecutado en cada fase y etapa. El equipo de seguimiento verificará el cumplimiento de metas, actividades, cronograma, responsables y recursos planificados midiendo la gestión con indicadores de gestión.

Reporte de gastos

1. Presentar un informe acompañado de los soportes que evidencien la correcta utilización de los recursos otorgados por el Idartes.
2. Las cuentas de cobro deberán estar respaldadas con: Registro Único Tributario (RUT), comprobantes de egreso y documento de identidad.

c. Piezas comunicativas

1. Entregar las piezas de comunicación correspondientes a la invitación cultural focalizada.
2. Adjuntar fotografías y videos que documenten la realización de cada actividad del plan inicial.
3. Se requiere un mínimo de cinco (5) fotografías y un (1) video por actividad.

d. Registro audiovisual o sonoro

1. Elaborar un registro que responda a las preguntas clave definidas por el Idartes, constituyendo la memoria social del proceso en cada etapa.
2. Las respuestas podrán ser diligenciadas por el equipo ejecutor o por los beneficiarios/participantes.

Las preguntas por desarrollar son las siguientes: 

1. ¿Cuál es el contexto y los objetivos de la iniciativa?
2. ¿Cómo se describe la comunidad beneficiaria y quiénes son los participantes? (número, características poblacionales, localidades, edades, pertenencia étnica, forma de convocatoria).
3. ¿Qué metodología se utilizó para fomentar la práctica artística?
4. ¿Cómo se evaluaron los resultados y logros artísticos alcanzados?
5. ¿Cuáles fueron los desafíos enfrentados y cómo se superaron?
6. ¿Qué lecciones se aprendieron y cuál es la reflexión crítica sobre lo ejecutado?
7. Recopilar al menos tres testimonios de beneficiarios por fase, donde se expongan experiencias personales y el impacto cultural generado.

Incumplimiento de compromisos y procedimiento aplicable:

De acuerdo con lo establecido en las condiciones específicas de participación de la invitación cultural focalizada, la no ejecución de los compromisos por parte de los participantes de las iniciativas recomendadas constituye un presunto incumplimiento.

En tal caso, la Entidad solicitará las explicaciones pertinentes. Si estas no son atendidas o los compromisos acordados no se cumplen, se adelantará el procedimiento correspondiente dentro del marco legal, garantizando siempre el derecho a la defensa y al debido proceso. Este procedimiento se realizará conforme a lo dispuesto en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 y a las directrices definidas por la Entidad para tal fin.

Como consecuencia, si se comprueba el incumplimiento, éste será declarado mediante acto administrativo. Dicha declaración implica la restricción de participar, por un período de dos (2) años, en las invitaciones focalizadas y culturales organizadas por el Instituto Distrital de las Artes.