El Instituto Distrital de las Artes - IDARTES, a través de la Gerencia de Artes Audiovisuales, presenta la Invitación cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm- 2025. Esta invitación cultural tiene el objetivo de apoyar proyectos de preservación audiovisual autogestionados por la ciudadanía, como una estrategia de democratización de los recursos tecnológicos disponibles en la Cinemateca de Bogotá, para promover la recuperación y el acceso al patrimonio audiovisual de la ciudad.
Se convoca a personas naturales, agrupaciones o personas jurídicas que se encuentren adelantando proyectos de digitalización de colecciones u obras cinematográficas que no excedan los 60 minutos en formato 35mm y/o 16mm; con sonido óptico o sin sonido, para que desarrollen el proceso de escaneo fílmico con el acompañamiento técnico de la línea misional Archivo Vivo y Memoria en las instalaciones de la Cinemateca de Bogotá.
La invitación contará con dos fases (aperturas). El jurado seleccionará una (1) iniciativa por cada una de las aperturas de la invitación cultural, de acuerdo a los criterios de evaluación, para garantizar que el seleccionado de cada fase (primera apertura y segunda apertura) cuente con los espacios particulares que le permitan desarrollar su iniciativa de la mejor manera posible. Para el desarrollo del proceso se habilitará un calendario de trabajo por iniciativa, para definir los pasos a seguir de acuerdo al estado de los elementos: realizar la revisión técnica, configurar procesos de alistamiento para captura y digitalización mediante film-scan haciendo uso de la tecnología disponible en la Cinemateca Será una causal de exclusión si se presentan dos (2) o más iniciativas por parte de los postulantes, ello incluye a las personas que integran agrupaciones o personas jurídicas.
Los participantes ganadores de la invitación deberán realizar una actividad de presentación del proyecto y de los procesos adelantados en el espacio coordinado y habilitado por la Gerencia de Artes Audiovisuales.
Persona natural:
Persona colombiana o extranjera, mayor de 18 años, residente o domiciliada en Bogotá D.C.
Documentos administrativos a presentar:
-Documentos de Identidad (se deberá presentar uno solo, según aplique):
Cédula de Ciudadanía: se deberá cargar por ambas caras.
Cédula de extranjería.
Pasaporte vigente.
Certificados de Residencia en Bogotá o Formatos de Declaración Juramentada.
Ciudadanos Venezolanos: PPT (Permiso para Protección Temporal)
Nota 1: El Permiso Especial de Permanencia (PEP) no podrá ser presentado como documento de identidad para el proceso de inscripciones de la presente invitación debido a que perdió vigencia como documento de identidad en marzo de 2023.
Nota 2: Los participantes deben acreditar la propiedad o administración de los derechos patrimoniales o en su defecto, las autorizaciones de los propietarios de obras o colecciones audiovisuales colombianas de imágenes en movimiento.
Agrupación:
Agrupación integrada por dos o más personas colombianas o extranjeras residentes en Colombia, mayores de 18 años, que residan en Bogotá o hasta en un 50% en los siguientes municipios: Soacha, Facatativá, Zipaquirá, Chía, Mosquera, Madrid, Funza, Cajicá, Sibaté, Tocancipá, La Calera, Sopó, Tabio, Tenjo, Cota, Gachancipá o Bojacá. ::Uno (1) de los integrantes de la agrupación debe asumir el rol de representante y realizar el registro de la iniciativa en la Plataforma. El representante de la agrupación será el encargado de realizar las diferentes labores de contacto con el Idartes en nombre de las y los integrantes de la misma, así como de realizar todos los trámites requeridos durante el desarrollo de la invitación.
Documentos administrativos del representante y cada uno de los integrantes (se deberán presentar en un solo PDF, según aplique):
Cédula de ciudadanía: se deberá cargar por ambas caras.
Cédula de extranjería.
Certificados de Residencia en Bogotá o Formatos de Declaración Juramentada.
Ciudadanos venezolanos: Permiso para Protección Temporal (PPT) de cada uno de los integrantes.
Nota: El Permiso Especial de Permanencia (PEP) no podrá ser presentado como documento de identidad para el proceso de inscripciones de la presente invitación debido a que perdió vigencia como documento de identidad en marzo de 2023.
Persona jurídica:
Persona jurídica domiciliada en Bogotá D.C. La inscripción debe realizarla el representante legal, de acuerdo con el documento que reglamenta su órgano administrativo.
Documentos administrativos:
Certificado de existencia y representación legal, expedido con mínimo 30 días, antes de la fecha de cierre de inscripción.
Documento de identidad del Representante Legal. (Cédula de ciudadanía, Cédula de extranjería o Pasaporte vigente).
Verificación: el Idartes verificará el cumplimiento de los requisitos de la Invitación, y que la información, documentos, imágenes y enlaces presentados, permitan su acceso y lectura.
Publicación del listado de iniciativas habilitadas y no habilitadas: Se publicará en esta página, máximo 5 días hábiles después del cierre de la invitación. Posterior a la publicación de dicho listado, los participantes cuentan con un día hábil para enviar sus comentarios frente a los resultados de verificación. Si el participante considera que realizó correctamente el cargue a la plataforma de todos los documentos y cumplió a cabalidad con todos los requisitos contemplados en la Invitación Cultural a la cual aplicó, y evidencia alguna inconsistencia en el denominado “Listado de iniciativas habilitada y no habilitadas”, podrá enviar los comentarios pertinentes mediante los canales establecidos para ello.
Es importante tener en cuenta que en la presente Invitación Cultural NO se contempla la posibilidad de Subsanación de la documentación solicitada.
Evaluación y selección: se conformará un comité de selección de la iniciativa ganadora, conformado por miembros del equipo misional de la Gerencia de Artes Audiovisuales - Subdirección de las Artes del Idartes. El proceso de selección se realizará según la información consignada en la inscripción, y se seleccionarán dos (2) iniciativas, una (1) por cada apertura de la invitación, de acuerdo al mayor puntaje de evaluación.
Publicación de resultados: las actas de designación de las iniciativas seleccionadas se publicarán en la parte superior de esta página.
El IDARTES aplicará el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por los postulados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos aquí establecidos. No obstante, en cualquier etapa del desarrollo de la presente invitación, se excluirán del proceso las iniciativas en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones y términos aquí establecidos. A continuación, se exponen las causales de exclusión en el proceso de la invitación cultural, cerciórese de no incurrir en alguna causal.
La iniciativa no cumple con las condiciones y especificaciones de la Invitación.
El participante no aportó la totalidad de los documentos y datos solicitados.
El material aportado no permite su lectura, visualización, reproducción o revisión completa del contenido.
La persona postulante, un integrante de la agrupación, el representante o miembro de la persona jurídica es contratista o funcionario del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.
Se presentaron dos o más iniciativas por parte de los postulantes, ello incluye a las personas que integran agrupaciones o personas jurídicas.
El participante forma parte del comité de evaluación, así como sus familiares hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Al participante se le declaró, por acto administrativo debidamente ejecutado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de sus planes, programas o proyectos, durante los dos (2) años anteriores al cierre de la presente invitación, en alguna de las entidades del sector cultura, a saber: Secretaría de Cultura Recreación y Deporte, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural, Fundación Gilberto Alzate Avendaño, Orquesta Filarmónica de Bogotá, Instituto Distrital de Recreación y Deporte e Instituto Distrital de las Artes.
El participante postula como material un proyecto ganador del Portafolio Distrital de Estímulos 2024 y 2025, en las convocatorias: “Beca de creación audiovisual con material de archivo” y “Beca de gestión de archivos audiovisuales”.
El participante postula iniciativas presentadas por canales de televisión; sean estos de naturaleza pública, privada o mixta; así como empresas con ánimo de lucro.
Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación.
Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.
Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de convocatoria, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.
Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la convocatoria, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la convocatoria, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.
Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar convocatorias, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2022 o 2023.
A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
Al recibir la comunicación por parte de la Gerencia de Artes Audiovisuales de que su iniciativa ha sido seleccionada; la persona, agrupación o persona jurídica deberá aceptar el incentivo en un plazo de diez (10) días hábiles. Adicional a esto, deberá entregar la información técnica y legal solicitada por la Cinemateca de Bogotá - Gerencia de Artes Audiovisuales; además de un documento de trabajo técnico que responda a las siguientes preguntas:
¿Requiere asesoramiento técnico para la manipulación física de los documentos/obras audiovisuales propuestos en el proyecto?
¿Cuenta con un plan de preservación digital? Indique si cuenta con un plan y desarrolle su estrategia de preservación lo más detalladamente posible.
¿Puede ceder derechos patrimoniales a terceros? Indique cuáles derechos pueden ser facilitados y bajo qué declaraciones o rights statements
¿Es posible poner la totalidad de los documentos/obras digitalizados (o una fracción) en acceso abierto (open-access) para libre circulación y uso?
Exponga en este punto información adicional que considere importante y que pueda poner en conocimiento de la Cinemateca de Bogotá-GAA relevante para el proceso que será adelantado.
Si no se entrega esta información dentro del plazo establecido, se habilitará el periodo de captura a la iniciativa suplente.
Cumplir con la iniciativa presentada.
Cumplir con los requerimientos logísticos y de operaciones de la Cinemateca de Bogotá.
Acordar las fechas de realización de todas las actividades de la iniciativa con la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes. Estas fechas están sujetas a la disponibilidad según calendario de trabajo de la línea misional de Archivo Vivo y Memoria.
Ampliar la información o documentación relacionada con la iniciativa, si la Cinemateca de Bogotá lo requiere.
Contar con recursos económicos para la compra de elementos de conservación física de materiales fílmicos según sea requerido por la iniciativa de acuerdo a las recomendaciones realizadas por el equipo de la Cinemateca.
Contar con recursos económicos para la compra de elementos de almacenamiento digital según consideraciones técnicas resultado del análisis del proceso de captura. Un proyecto de 30 minutos requiere un promedio de 4TB de almacenamiento.
Realizar una actividad de presentación de la iniciativa de preservación y procesos adelantados por medio de esta invitación pública en el espacio coordinado y habilitado por la Gerencia de Artes Audiovisuales.
Incluir según manual de uso, los logos del Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones, entre otros, relacionados con la iniciativa, previa aprobación del equipo a cargo de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes. Se debe contar con el visto bueno de la unidad de gestión encargada del seguimiento a la ejecución del incentivo y el Área de Comunicaciones del Instituto Distrital de las Artes – Idartes, sobre las piezas de divulgación que se realicen en el marco de la ejecución del incentivo. Así mismo, el ganador se compromete a garantizar la imagen reputacional del Idartes y el manejo adecuado y pertinente de la imagen de la Entidad, y suscribir los documentos que autorizan la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa ganadora y el uso de estas con fines de divulgación, así como los demás que para tales efectos requiera el Idartes. El ganador mantendrá indemne al Idartes ante cualquier reclamación sobre el contenido de las iniciativas.
Colocar en pantalla, el siguiente crédito: Proyecto seleccionado mediante Invitación cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm de la Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes 2025.
Dar los créditos al IDARTES en todas las actividades, eventos, entrevistas y demás acciones de divulgación de la iniciativa ganadora y en las piezas comunicativas que se generen en torno a ella, según manual de uso y previa aprobación por parte de la Entidad.
Mantener indemne, eximir y liberar de toda responsabilidad al IDARTES, en caso de violación a la normatividad vigente en materia de propiedad intelectual y de derechos de autor ante los titulares de estos que se puedan ver afectados, respondiendo por todas y cada una de las conductas en las que pueda incurrir, y salir al saneamiento frente a cualquier reclamación.
Hacerse responsable de cualquier daño o perjuicio ocasionado en los espacios donde se ejecuta la iniciativa, quienes incumplan con esta norma les será retirado el incentivo.
Consideraciones adicionales:
La Cinemateca de Bogotá – Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, deberá recibir autorización escrita para la preservación a largo plazo de los archivos digitales generados de las colecciones u obras cinematográficas que forman parte de esta invitación, así mismo el titular de los derechos patrimoniales deberá autorizar de manera no exclusiva el uso, reproducción y comunicación pública, con el objetivo de poder incluir en el catálogo bibliográfico de la Becma y de generar acceso por medio de la biblioteca digital de la Cinemateca.
En caso de que la Entidad evidencie en cualquier etapa de desarrollo de la invitación algún incumplimiento de alguno de los compromisos citados previamente y de los términos de la invitación, el Idartes aplicará las medidas correspondientes, entre las cuales se puede contemplar el retiro del incentivo, de conformidad con los mecanismos legales pertinentes.
Incumplimientos
De acuerdo con lo dispuesto en las condiciones específicas de participación de la invitación cultural, la no ejecución de los compromisos de los seleccionados implica un presunto incumplimiento por parte del ganador, para lo cual la Entidad requerirá las explicaciones pertinentes y de no atender a los requerimientos o compromisos acordados, la Entidad adelantará el procedimiento correspondiente en el marco legal, garantizando el derecho a la defensa y al debido proceso. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, y el procedimiento determinado por la entidad para tal fin.
Adicionalmente, y como consecuencia del proceso legal que se adelante y de comprobarse el incumplimiento, éste se declarará mediante acto administrativo, conllevando a la restricción de no poder participar por el término de los dos (2) años siguientes en las invitaciones culturales adelantadas por el Instituto Distrital de las Artes.
Desarrollar la actividad de captura/escaneo por medio de la Invitación cultural para la digitalización de cine en formato 35mm y 16mm con el acompañamiento técnico especializado por parte de miembros del equipo de trabajo de la línea misional Archivo Vivo y Memoria de la Gerencia de Artes Audiovisuales del Idartes, utilizando la tecnología disponible para la captura digital en la Cinemateca de Bogotá.
Organizar y disponer de los recursos humanos y técnicos necesarios para realizar de manera satisfactoria el proceso de escaneo fílmico con el acompañamiento técnico de la línea misional Archivo Vivo y Memoria de la Cinemateca.
Informar al ganador en los tiempos estipulados.
Notificar con anticipación al ganador cualquier novedad relacionada con el cronograma.