El motivo principal de esta invitación focalizada es la de apoyar la realización de eventos artísticos y culturales que promuevan el diálogo intercultural y visibilicen la riqueza y diversidad de las comunidades étnicas afrocolombianas, raizales, palenqueras, indígenas y del pueblo Rrom, fortaleciendo procesos artísticos emergentes.
En lo referente a las condiciones de participación de esta invitación focalizada, es fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos:
La participación de artistas y/o creadores artísticos se debe garantizar en todas las fases de la iniciativa. Esto asegura que el desarrollo de la invitación focalizada, además de estar alineados con el enfoque étnico, se desarrolle también desde una perspectiva artística.
Los agentes artísticos y culturales que participen en las diversas etapas no podrán formar parte de la iniciativa si, a la fecha de apertura o durante las diferentes fases de ejecución de esta invitación, son contratistas con roles de profesionales o referentes étnicos de cualquier sector del ámbito nacional o distrital. La verificación de esta información se realizará a través de la plataforma SECOP y los registros administrativos disponibles.
Tampoco podrán participar:
Personas naturales con injerencia en el proceso: Aquellas que hayan intervenido en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación focalizada, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para ello.
Personas con vínculo de parentesco: Aquellas que tengan parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades, incluyendo IDARTES, IDPC, OFB o la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Miembros del comité de verificación, selección o mentores: Aquellas personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como sus cónyuges o compañeros(as) permanentes, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados) o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Personas naturales, jurídicas y agrupaciones con antecedentes de incumplimiento: Aquellas a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB, FUGA o cualquier entidad con la que se haya suscrito un convenio para ofertar convocatorias, les haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento durante los años 2023 y 2024.
Personas con restricciones de participación: Aquellas a quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
Agrupación:
Agrupación conformada por dos o más personas mayores de 18 años, residentes o domiciliadas exclusivamente en Bogotá D.C., que pertenezcan a comunidad étnica y desarrollen procesos culturales o artísticos con domicilio en esta ciudad.
Presentación de la Iniciativa: Los interesados deben inscribir su iniciativa artística mediante una presentación única y formal en la plataforma de invitaciones Culturales: www.invitaciones.srcd.gov.co. Esta plataforma ha sido diseñada para ser intuitiva y accesible, asegurando que el proceso de inscripción sea sencillo y que cada iniciativa reciba la atención que merece.
Verificación del cumplimiento de requisitos: La entidad revisará la documentación administrativa y técnica de la iniciativa artística presentada, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Integridad de los documentos: la revisión asegurará que todos los documentos requeridos han sido presentados completa y correctamente.
Cumplimiento de criterios de elegibilidad: se verificará que el participante cumpla con los criterios de elegibilidad asociados con la 1) Relevancia cultural, 2) Viabilidad técnica y presupuestal, y 3) Impacto comunitario.
Inhabilidades e incompatibilidades: Confirmación que los participantes no se encuentran en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad establecidas.
Concordancia de la iniciativa: Verificación que la propuesta presentada se ajuste a los objetivos y lineamientos de la invitación.
Viabilidad técnica y administrativa: análisis de la viabilidad técnica y administrativa de la iniciativa, asegurando que los recursos solicitados sean adecuados y que la ejecución del proyecto presentado sea factible.
Recomendación: El comité de verificación y recomendación revisará la documentación presentada como parte de la iniciativa artística. Si fuera necesario, el comité realizará observaciones y recomendaciones, las cuales quedarán consignadas en el Acta de Recomendación. Estas recomendaciones deberán ser acogidas por el participante al momento de la ejecución de la iniciativa.
Notificación de adjudicación: El acta, la resolución de iniciativas recomendadas y demás documentos que se elaboren durante la ejecución de esta invitación focalizada, se publicarán en el panel de documentos en la parte superior de esta invitación.
Los ganadores serán notificados vía correo electrónico certificado del acto administrativo por el cual se les otorga el incentivo, tal como se describe en el ítem “Compromisos de los seleccionados”.
Las entidades aplicarán el principio constitucional de la buena fe respecto de las manifestaciones efectuadas por las y los interesados con relación al cumplimiento de las condiciones, los términos y los requisitos establecidos por la invitación en la cual desean participar. No obstante, en cualquier etapa del proceso, sea la verificación, selección, adjudicación o ejecución, se podrá cambiar a estado de No habilitado las iniciativas o participantes en las que se detecte algún incumplimiento de alguna de las condiciones, términos o restricciones de participación establecidos en este documento o en las condiciones particulares de cada invitación.
Las siguientes restricciones de participación se extienden a personas naturales, a todos los integrantes de las agrupaciones, al representante legal, representante suplente y miembros de las juntas directivas de las personas jurídicas.
Los servidores públicos o empleados(as) oficiales que al momento de participar en la invitación estén vinculados a la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de servidores públicos o empleados(as) oficiales.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades la restricción de participación aplica a servidores públicos o empleados(as) oficiales del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de convocatoria, es decir desde la inscripción hasta la ejecución.
Las personas naturales que tengan un contrato vigente con la entidad que oferta la convocatoria, sea la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB o FUGA. Lo anterior, con excepción de aquellas invitaciones con incentivos en especie que permitan la participación de contratistas.
En el caso de convocatorias ofertadas en convenio con otras entidades, la restricción de participación aplica a contratistas del área responsable de la entidad con la cual se haya suscrito un convenio. Esta restricción aplica exclusivamente a las invitaciones que hacen parte del convenio, y en cualquier fase de la convocatoria, es decir, desde la inscripción hasta la ejecución.
Personas naturales con injerencia en el proceso, es decir, las personas naturales que directa o indirectamente hayan tenido injerencia en la asesoría, preparación y elaboración de los términos, requisitos y condiciones de la invitación, o quienes hayan participado en la Mesa Sectorial de Fomento y su respectiva mesa técnica o en los equipos de Fomento de cada entidad para tal efecto.
El participante tiene un vínculo de parentesco con los servidores públicos, empleados oficiales o contratistas de la SCRD o sus entidades sea IDARTES, IDPC, OFB o a la FUGA, hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, madres, abuelos, nietos, hermanos) y primer grado de parentesco civil (padres adoptantes, madres adoptantes e hijos adoptivos), cónyuge, compañero o compañera permanente.
Las personas naturales que formen parte del comité de selección o que sean designados como mentores en la misma invitación, así como su cónyuge o compañero(a) permanente, sus parientes hasta el segundo grado de consanguinidad (hijos, padres, abuelos, nietos, hermanos), segundo de afinidad (yerno, nuera, suegros, abuelos del cónyuge, cuñados), o primer grado de parentesco civil (padres adoptantes e hijos adoptivos).
Las personas naturales, personas jurídicas o agrupaciones a quienes la SCRD, IDARTES, IDPC, OFB y FUGA, o la entidad con la que se haya suscrito un convenio, para ofertar convocatorias, se le haya declarado por acto administrativo debidamente ejecutoriado, el incumplimiento de sus deberes en alguno de los planes, programas o proyectos de Fomento, durante los años 2022 o 2023.
A quienes aplique alguna de las restricciones de participación definidas en las presentes condiciones, restricción de participación, incompatibilidad o conflicto de intereses establecidas en la legislación vigente.
Responder oportunamente al correo electrónico de notificación de ganadores: El Idartes enviará un correo electrónico certificado de notificación dentro de los 5 días hábiles posteriores a la publicación del acto administrativo, de conformidad con lo previsto en el artículo 56 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, al correo suministrado por el ganador, quien tendrá diez (10) días hábiles, contados a partir del día siguientes de la fecha y hora de recibo del correo de notificación (Art. 61, Ley 4 de 1913), para dar su respuesta al correo electrónico (grupos.etnicos@idartes.gov.co), manifestando la aceptación o no del incentivo de forma expresa y para hacer entrega de los documentos requeridos para la legalización del mismo. Si pasados estos diez (10) días hábiles la Entidad no recibe la aceptación o rechazo del incentivo y los documentos requeridos para la legalización del mismo, entenderemos que el ganador renuncia al incentivo, el cual le será asignado al suplente, si lo hubiere.
Con la aceptación de los incentivos, los ganadores deben hacer envío al correo grupos.etnicos@idartes.gov.co, de los siguientes documentos:
Certificado bancario del representante de la agrupación a la cual fue enviada la presente invitación, no mayor a un mes de expedición, emitida por una entidad bancaria tradicional: Debe incluir el número de cuenta, sucursal, tipo de cuenta y estado ACTIVO de la cuenta.
*No se aceptan cuentas bancarias virtuales como Nequi, Daviplata o Ahorro a la mano.
Registro Único Tributario (RUT) del representante de la agrupación generado en 2025.
Póliza de cumplimiento de disposiciones legales constituida a favor del Instituto Distrital de las Artes - Idartes (NIT: 900.413.030-9) en una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia. La póliza debe amparar el riesgo por el cien por ciento (100%) del valor total del incentivo, con una vigencia igual a la fecha límite de ejecución de este y cuatro (4) meses más.
Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual si en su iniciativa se desarrollan actividades en eventos sociales, ferias, exposiciones, instalaciones sociales y deportivas entre otras, el beneficiario deberá constituir esta póliza, por el valor correspondiente a doscientos (200) salarios mínimos legales vigentes y por el término de vigencia de la iniciativa a favor del Idartes.
Acoger las recomendaciones técnicas que proponga el comité de verificación y recomendación del Idartes, para lo cual el participante seleccionado deberá entregar el plan de mejora correspondiente.
Asistir a las reuniones, encuentros, visitas y demás convocadas por el Idartes.
Tramitar los permisos y autorizaciones pertinentes para la realización de las actividades en el marco de la ejecución de la iniciativa, en caso de ser requeridos.
Incluir según manual de uso, los logos del Instituto Distrital de las Artes – Idartes y de la Alcaldía de Bogotá en todas las piezas de comunicación, impresos, menciones, entre otros, relacionados con la iniciativa, previa aprobación del equipo a cargo de la unidad de gestión respectiva en articulación con el área de Comunicaciones del Idartes. Se debe contar con el visto bueno de la unidad de gestión encargada del seguimiento a la ejecución del incentivo y el Área de Comunicaciones del Instituto Distrital de las Artes – Idartes, sobre las piezas de divulgación que se realicen en el marco de la ejecución del incentivo. Así mismo, el ganador se compromete a garantizar la imagen reputacional del Idartes y el manejo adecuado y pertinente de la imagen de la Entidad, y suscribir los documentos que autorizan la reproducción de las obras incluidas en la iniciativa ganadora y el uso de estas con fines de divulgación, así como los demás que para tales efectos requiera el Idartes. El ganador mantendrá indemne al Idartes ante cualquier reclamación sobre el contenido de las iniciativas..
Asistir a las sesiones de acompañamiento con el mentor asignado al proceso de la iniciativa.
El ganador se compromete a notificar con un plazo mínimo de cinco (5) días calendario de anticipación la programación y realización de los eventos, garantizando una comunicación clara, efectiva y oportuna con el equipo responsable del seguimiento de la iniciativa.
Para la entrega del segundo desembolso, el ganador deberá entregar un informe final que incluya:
Diligenciamiento de formato de informe técnico que incluye el desarrollo real de las actividades desarrolladas.
Reporte de gastos con soportes que den cuenta de la ejecución de los recursos otorgados por el Idartes.
Se deberán presentar las piezas comunicativas, fotografías y videos como documentación de apoyo para la realización de cada actividad. Se requiere un mínimo de cinco (5) fotografías y un (1) video por cada actividad.
Solicitar a los artistas participantes, el diligenciamiento de su caracterización como agentes del sector, así como el diagnóstico artístico de su comunidad, con el fin de consolidar información relevante para el fortalecimiento de los procesos culturales y creativos.
Los demás que solicite la entidad.
Hacerse responsable de cualquier daño o perjuicio ocasionado en los espacios donde se ejecuta la iniciativa, quienes incumplan con esta norma les será retirado el incentivo económico.
En caso de presentarse una situación de fuerza mayor o caso fortuito que impida la ejecución de la iniciativa por parte del ganador, en el espacio y horarios programados, la situación de fuerza mayor o caso fortuito, deberá ser informada, comprobada y se requerirá al ganador presentar los respectivos soportes vía correo electrónico a la dirección de correo grupos.etnicos@idartes.gov.co en un término no superior a los siguientes tres (3) días de presentarse la eventualidad.
Nota: Se entiende por fuerza mayor o caso fortuito, un hecho irresistible e imprevisible, ajeno a la voluntad del participante, que impide la normal ejecución de la iniciativa ganadora.
Incumplimientos:
De acuerdo con lo dispuesto en las condiciones específicas de participación de la invitación focalizada, la no ejecución de los compromisos por parte de los seleccionados implica un incumplimiento. En tal caso, la Entidad requerirá las explicaciones pertinentes. Si no se atienden los requerimientos o compromisos acordados, se adelantará el procedimiento correspondiente en el marco legal, garantizando el derecho a la defensa y al debido proceso. Esto se realizará conforme a lo establecido en el artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 y el procedimiento determinado por la entidad para tal fin.
Adicionalmente, como consecuencia del proceso legal que se adelante y de comprobarse el incumplimiento, éste se declarará mediante acto administrativo, conllevando a la restricción de no poder participar por el término de dos (2) años en las invitaciones focalizadas y culturales adelantadas por el Instituto Distrital de las Artes.
Recibir el incentivo económico correspondiente en las fases aplicables, en los siguientes porcentajes:
Un primer desembolso equivalente al noventa por ciento (90%) del valor total del incentivo, una vez notificada la resolución de seleccionados y previo cumplimiento de los requisitos exigidos para tales efectos en dicho acto administrativo.
Un segundo y último desembolso equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del incentivo, previo cumplimiento de todos los compromisos por parte del proponente seleccionado y la presentación de un informe final de actividades y reporte de gastos con sus respectivos soportes, con la correspondiente certificación de cumplimiento por parte del IDARTES.
Nota: Los desembolsos se harán previa certificación de cumplimiento expedida por la entidad otorgante y estarán sujetos a la disponibilidad de recursos y a la programación de pagos que realice la entidad en el Programa Anual de Caja (PAC). Al incentivo se le realizarán las retenciones que apliquen según la normatividad vigente y deberán ser asumidas por el proponente seleccionado, dependiendo de su calidad tributaria.
Organizar y disponer de los recursos humanos y técnicos necesarios para realizar de manera satisfactoria el proceso de la presente Invitación Focalizada.
Informar al ganador en los tiempos estipulados.
Notificar con anticipación al ganador cualquier novedad relacionada con el cronograma.